基幹システムとは？選び方やメリットデメリットをわかりやすく解説
基幹システムとは？
選び方やメリットデメリットをわかりやすく解説
近年通販事業は多くの企業が手がける競争の激しい市場となっています。こうした中、新規顧客の獲得にかかるコストは増加の一途を辿り、既存顧客の大切さが益々高まっています。通販基幹システムの導入は顧客データを一元管理し、スムーズなリピート施策の展開につながるため、売上アップが可能です。
ほかにも顧客・受注管理や入金管理、出荷管理、在庫・棚卸管理など、通販事業に必要な業務を一つのシステムで一括管理できます。本記事では基幹システムをわかりやすく解説していきます
基幹システムとは企業がビジネスをする際に根幹となる業務をコンピューターで管理するシステムです。基幹システムを導入すると業務効率化や顧客満足度の向上につながるため、企業の生産性や収益性の向上に貢献します。
通販事業者にとって基幹システムは、企業活動の「基幹」になるため、システムが停止してしまうと業務全体が停止してしまいます。そのため最低限、何があっても停止しないことや、高度なセキュリティが要求されるシステムです。
通販システムにおける基幹システムとECカートの違い
通販事業者にとって企業の根幹となる基幹システムですが、似たような機能を持つECカートと何が違うのかを解説します。
ECカートとは、ECサイトに運営に欠かせない商品ページの作成やカート機能、決済機能などの機能をもったソフトウェアサービスです。その他にも受注管理や顧客管理、販促管理機能も備わっています。
基幹システムにも同様の機能が備わっているため、ECカートは数ある通販業務の一部を担うシステムになります。
しかし、実際の実店舗とECの連携（オムニチャネル）や、複数のショップの垣根を超えた業務管理やマーケティング施策を行おうとすると、顧客や在庫、注文などの様々なデータを一元管理できる基幹システムが必要になります。
そのため、自社の業務課題や目的に合わせたシステムやソフトウェアを検討するようにしましょう。
ERPとは「Enterprise Resources Planning」の略で、日本語では「企業資源計画」といいます。わかりやすくいうと企業の経営資源である人、物、金、情報を一元管理し、経営を効率化するためのシステムのことです。
ERPは企業経営を効率化する手法であることから、基幹システムの1つといえます。
基幹システムは企業の中核的な業務を支援するシステムの総称であり、そのなかでERPは、特に統合的な業務管理システムのことを指します。
基幹システムとは、企業が日々の業務を遂行するために必要なシステムです。例えば生産や販売、会計といった業務を効率化するためのシステムが含まれます。
一方、メール配信やスケジュール管理など、主にコミュニケーションにかかわる業務を効率化するシステムを情報系システムといいます。
基幹システムには主に以下のようにさまざまな種類があります。
・見積管理システム
・売上管理システム
・生産管理システム
・販売管理システム
・受注管理システム
・仕入管理システム
・出荷管理システム
・在庫管理システム
・労務管理システム
このように通販事業の現場ではかかせない業務が基幹システムで効率化するだけでなく、必要な数値データも一元的に管理されるため、瞬時に取り出せます。
通販事業者が基幹システムを導入するメリットは、以下の3つがあります。
• 業務の効率化
• 業務の標準化
• 情報の可視化
それぞれみていきましょう。
基幹システムを導入すると、通販事業の現場で今まで手動でおこなっていた作業が半自動化され、業務が効率化します。作業スピードが上がるだけでなく、計算ミスや人的なミスを削減する効果も期待できるでしょう。また通販業務の効率化ができると人件費削減につながり、企画や販売などのほかの業務に集中して取り組めます。
エー・アール・システムの通販Aceでは一部の拠点だけでなく、99社を同時に運用することが可能です。本社、子会社、倉庫、コールセンターなどの拠点をもつ企業は多く、拠点ごとにサーバーを立てると経費は膨大になってしまうでしょう。
通販Aceなら通販事業者様の費用負担とコールセンター、倉庫の業務負担を同時に軽減させる機能があります。複数の拠点を運用できるため、さらに業務の効率化を図れます。
業務の流れや管理方法が統一されるため、業務品質に大きな差が出ずに業務を標準化できます。例えば通販事業者が基幹システムを導入していない場合、従業員同士の経験や知識の差から業務品質に差が生じてしまうかもしれませんが、かもしれませんが、基幹システムを導入し、社内に周知ができると、経験や知識がない新人でも熟練者と同様の業務品質が保てます。
基幹システムによって通販業務プロセスの可視化や、リアルタイムでのデータ分析が可能となります。これにより、適切な判断や戦略の策定が可能となり、業務効率や収益性の向上につながるでしょう。また社内全体で情報の可視化ができるため、ある特定の業務についての進め方や進捗状況などの情報を担当者しか把握していない状況となってしまう、いわゆる「属人化」を防ぐ効果も期待できます。
通販事業者が基幹システムを導入するデメリットは以下の3つがあります。
• クラウド型はカスタマイズできない可能性がある
• 基幹システムが停止すると業務全体が止まってしまう
• 導入費用と運用コストがかかる
それぞれ解説します。
基幹システムにはクラウド型とオンプレミス型があり、クラウド型はカスタマイズができないことが多くあります。
クラウド型はインターネットやオンライン上にある共通のシステムを使用するため、カスタマイズが困難です。カスタマイズができないと業務フローが変更になったときに対応できないかもしれません。基幹システムを導入しても手動で対応しなくてはならない手間が発生してしまい、通販業務が非効率化するおそれがあります。
基幹システムは同一のシステム運営をしており、同じシステムが担う業務に影響を及ぼしてしまうおそれがあります。そのため基幹システムが停止してしまうと同時に、業務全体が停止してしまう点はデメリットといえます。
万が一停止してしまっても早急に対応してもらえるように、サポート体制が手厚い基幹システムを選定するとよいでしょう。また基幹システムのメンテナンスは閑散期や休暇のタイミングで実施すると安心です。
基幹システムの運用方法やカスタマイズの程度によっても異なりますが、通販事業者が基幹システムを構築する際には、導入コストと運用コストが発生します。
ライセンスの更新やシステムの保守・運用には、月ごとあるいは1年ごとのランニングコストが発生する場合もあるため、導入前に事前に確認すると安心です。また基幹システム導入前に、コストや運用方法をシミュレーションすることも大切です。
通販事業者が導入する基幹システムは、以下のような流れで導入・構築していきます。
1. 導入目的を明確化する
2. システムを選定、実装する
3. フィードバックを定期的に求める
詳しくみていきましょう。
通販事業者が基幹システムを導入するにあたって重要なことは、目的の明確化です。「どのような課題を抱えているのか」「解決したい課題が何か」を考え、自社に合ったシステムを導入する必要があります。
目的を明確にすると自社に最適な基幹システムがわかるため、導入目的を決めたあと業務に必要な機能や仕様を決定しましょう。
自社に最適な基幹システムが決定したあとは、予算に合わせて発注先を選定します。
製品やベンダーが決定すると、実装の段階に移行します。ユーザーインターフェースを固め、内部の機能をプログラミングで構築し、要件を満たしたシステムの構築をベンダーに依頼します。
システムの構築を進めている間は、自社で人員の配置や運用マニュアルの作成など実装後にすぐに運用ができる準備をしておきましょう。システムができあがったあとは不具合がないかテスト運用をし、バグの発生や処理などに問題がなければシステムの実装は完了です。
基幹システムの導入後は通販事業の現場からフィードバックをもらい、運用と改善を繰り返しましょう。またどの程度の改善効果が出ているのか効果測定を進めることも大切です。ほかにも運用を開始してから気付くような不具合が残っていることや、新機能が必要になる場合もあるため、定期的に保守・修正が必要といえます。
このような場合に対応してもらえるようにサポート体制の手厚い基幹システムを選定すると安心です。
これから基幹システムを導入したいと思っている通販事業者が、導入前に理解しておくべきことをそれぞれ解説していきます。
基幹システムは使いこなすのが難しいと思っている企業は多いのではないでしょうか。しかし、安価な基幹システムやクラウド型の基幹システムも登場し、中小企業でも基幹システムを導入する企業が増えています。
近年はタブレットPOSに簡単な基幹システムの機能を搭載している製品が多く登場し、活用しやすくなっています。そのため中小企業でも容易に基幹システムを取り入れ、通販業務の効率化を図れるといえるでしょう。
基幹システムには「オンプレミス型」と「クラウド型」の製品タイプがあります。それぞれの特徴を理解して、自社に合った基盤システムを選びましょう。
オンプレミス型とは自社でサーバーを購入し、サーバーに基幹システムをインストールして使用するタイプの製品です。自社の業務に合わせて機能をカスタマイズできる製品がほとんどとなるため、独自性の高いシステムを使用できます。またサーバーの購入からデータセンターへの設置や運用までメーカーがおこなってくれるため、中小企業でもカスタマイズや運用などが可能です。
ただし、クラウド型と比較して初期費用が高く5年程度で機器が老朽化し刷新が必要となる点は理解しておきましょう。
クラウド型とは、インターネット経由で基幹システムを使うタイプの製品です。インターネット回線を引いていれば利用できます。サーバーの購入が不要となり、初期費用を抑えて基幹システムを使い始めることが可能です。
ただしクラウド型は機能をカスタマイズできない製品が多く、自社に合わせた機能を導入できないため、使用しにくいと感じる場合がある点は否めません。
業務が多岐にわたる通販事業者にとって慎重に検討すべき点ですので、まずはお問い合わせして相談することをおすすめします。
近年は、基幹システムでもクラウド型を使用する通販事業者も増えています。クラウド型が選ばれる理由は以下のとおりです。
• オンプレミス型よりもコストを削減可能
• テレワークの普及
• セキュリティの向上
• 使いやすさ
クラウド型の料金は、サービスを利用する分だけ支払う従量制となり、アプリケーションのライセンスやアップデートも料金に含まれています。そのためオンプレミス型よりも運用コストを抑えられます。ほかにもクラウド型はカスタマイズができない分、比較的使いやすいシステムが多く提供されているため、多くの人に受け入れやすい製品となっているといえるでしょう。
基幹システムを選定するときにはどのようなポイントがあるのか詳しくみていきましょう。
通販事業者が基幹システムを選定するときには、製品ごとにさまざまな機能があるため、自社に必要な機能は搭載されているか確認が大切です。製品ごとに搭載している機能や利用できる人数、仕様などさまざまな違いがあります。カスタマイズ性が高い製品を選ぶと、より自社に適した基幹システムを導入できます。自社の目的を明確にし、必要な機能や仕様を満たす基幹システムを選定しましょう。
基幹システムがダウンしてしまうと通販業務全体が止まってしまい、自社にとって損失となってしまう場合があります。例えばシステムが停止している間に受注ができなくなると、その期間は販売できず、販売機会損失となります。そのため、安定して稼働できることが重要です。通販事業者が基幹システムを導入する際は、可能なかぎり安定したシステムを選定しましょう。
通販事業者が導入する基幹システムは、システムやユーザーによって使いやすさは異なります。使いにくい製品では業務の効率化がうまくいかない場合や、社内に周知するときに時間がかかってしまう可能性があります。多くの製品は試用が可能なため、作業画面に必要な項目が漏れなく入っているかどうかを実際に試して確認しましょう。
ただし項目はカスタマイズができる製品もあるため、自己判断せずにベンダーへ問い合わせてみましょう。
基幹システムは自社の従業員や顧客などの個人情報、機密情報を取り扱っています。そのため不正アクセスや情報漏えいを防ぐために、できるだけ高いセキュリティのシステムを選定することが大切です。情報漏えいや損害賠償などの問題が起きてしまうと、顧客離れや信用低下など企業のイメージダウンとなってしまいます。
通販事業者が導入する基幹システムは高セキュリティを実現しているシステムを選定しましょう。
通販事業者が基幹システムを導入したあとの運用やサポート体制についても、社内環境にフィットする基幹システムを選定する必要があります。具体的には導入後のアップデートや運用中のシステム障害、トラブルなどの問題が起きたときに、迅速な復旧支援があるのか確認しましょう。また定期的なヒアリングや数値化したデータに基づいて提案やアドバイス、SEOなどのサポートがあるとさらに安心です。
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システムを販売するだけでなくコミュニケーションを大切にし、システムの使い方だけではなく、マーケティングコンサルタントとしてもご提案いたします。
基幹システムとは企業の中核となる業務を支えるシステムとなり、よりスムーズな通販業務運営や、顧客サービスの向上を目指すなら基幹システムの最新化や高性能化が必要といえます。しかし、最新化や高性能化がすべてではありません。重要なことは基幹システムが自社に合っているかを確認することです。
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